Participatie

Participatie is en blijft tijdens het volledige proces van belang. Voor de definitieve vaststelling van het projectbesluit vindt er een openbaar onderzoek plaats.

Wacht dit moment niet af. Probeer via informele overlegmomenten vooraf al een zicht te krijgen op de mening van de burger.

Hoe pak je dit aan tijdens de uitwerkingsfase?

Zorg voor duidelijke spelregels

Ga in gesprek met de burger

Ga in gesprek met de stakeholders

Ga in gesprek met de politieke overheden

Samenloop met “gesloten processen”

Probeer van in het begin zo duidelijk mogelijk te zijn over de manier waarop je participatie zal organiseren. Maak duidelijk waarover de communicatie gaat, en op welke wijze men kan reageren. Partcipatie is niet hetzelfde als gelijk krijgen, je moet dus duidelijk de doelstelling van het participatietraject overeen komen.

Hou hierbij rekening met het feit dat participatie in de uitwerkingsfase maatwerk is.
Stem dus je participatietraject af op het specifieke project. Maak een overzicht van de verschillende doelgroepen en bepaal de verschillende overlegplatformen.

Zorg hierbij voor een heldere en transparante communicatie over het project en het proces.

Inspiratie voor de opmaak van duidelijke spelregels kan je vinden in een “Code van Goede Praktijk” met betrekking tot participatie.

De burger kan zeker met zinvolle voorstellen komen naar de concrete uitwerking toe. In deze fase van het proces zal de burger vaak zelfs meer geïnteresseerd zijn dan in het voortraject, omdat hij daadwerkelijk te zien krijgt hoe zijn leefomgeving mogelijk zal veranderen.

Informeel

Het kan zeer nuttig zijn om informeel in gesprek te treden met de burgers. Dit kan op verschillende manieren, zoals een infomarkt, maar ook door verspreiding van brochures.

Op die manier beschikken alle geïnteresseerden over alle info, nog voor ze feedback kunnen geven, en kan je aan een draagvlak bouwen.

In het begin van de uitwerkingsfase heb je de tijdens de onderzoeksfase uitgevoerde stakeholdersanalyse geëvalueerd en misschien zelfs aangepast.

Ga voor elk van deze stakeholders na hoe met hen terug te koppelen over het gevoerde proces, de onderzoeken, eventuele concrete uitwerkingen voor de probleemstelling of opportuniteit die aan de basis ligt van het complexe project.

Ook in deze fase is het aangewezen om de politieke verantwoordelijken te gepaste tijde te informeren en naar het politieke draagvlak te polsen.

Koppel dan ook minstens op alle scharniermomenten (de onderzoeken die gepland staan, de voorbereiding van het ontwerp projectbesluit,…) via informeel overleg terug met de politieke vertegenwoordigers. Op die manier is er een constante doorstroom van informatie.

Vaak zal bij complexe projecten geopteerd worden voor een wedstrijdformule in functie van de opmaak van een architecturaal ontwerp en/of een aanbestedingsformule waarbij ook private actoren meespelen (PPS-formules).
Deze formules zijn vanuit de vertrouwelijkheid die er aan verbonden is, in se vrij gesloten tot de keuze van de ontwerper of de uitvoerende aannemer bekend is.

Het komt er binnen de filosofie van de open procesvoering op aan om

• het publiek duidelijk te maken dat geopteerd wordt voor zo’n gesloten proces,
• te verduidelijken waarom voor een gesloten proces wordt gekozen (in functie van een objectieve, onpartijdige keuze die vaak overigens is voorgeschreven door de desbetreffende regelgeving)
• aan te geven wat er van de resultaten openbaar gemaakt zal worden en wanneer.

Het is met andere woorden perfect mogelijk om een dergelijk gesloten proces te verzoenen met de transparante en participatieve aanpak van complexe projecten.